年会一般分**前期策划、物料采购、场地对接、人员节目、现场执行、收尾**六大块，结合济南本地实际（酒店 / 宴会厅、餐饮、交通、冬季天气、本地习俗）整理完整准备事项。
## 一、前期确定（年会提前 1?2 个月启动）
1. **核心信息定档**
- 年会时间：济南冬天多雨雪，尽量避开雨雪寒潮、周末高峰；确认工作日晚上 / 周末全天；同步预留彩排时间。
- 参会人数：统计实到人数，预留备用席位。
- 预算：场地租赁费、餐费、酒水、奖品礼品、节目物料、灯光音响、摄影摄像、交通、伴手礼、应急备用金。
- 年会主题、整体风格：正式商务、轻松团建、国风、沉浸式等。
- 形式：晚宴 + 节目表演、颁奖、抽奖、游戏互动、拓展年会、纯聚餐。
2. **场地选择（济南本地重点）**
可选：星级酒店宴会厅、会展中心、团建酒店、特色餐饮大院、温泉酒店（很多企业年会 + 泡温泉）。
对接确认关键点：
- 宴会厅面积、层高、舞台大小，是否自带 LED 大屏、灯光音响；没有就要外租。
- 餐标：济南年会多为桌餐，确认菜品、忌口（清真、素食、过敏），酒水是否可自带，有无服务费、场地最低消费。
- 配套：签到区、休息区、化妆间、贵宾室；停车位数量（济南市区酒店车位紧张，要确认）。
- 合同：定金、取消改期条款、超时费、押金，写进合同。
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> 小提示：济南年底酒店年会档期很紧，12 月?1 月初要尽早锁场地。
## 二、人员 & 节目流程准备
1. **成立年会小组**：总负责人、节目组、物料组、签到接待组、技术组、后勤应急组。
2. **节目征集**：员工节目、外聘表演；安排主持人（内部员工 / 外聘）。
3. **完整流程表**：签到入场→领导致辞→年度颁奖→节目表演→抽奖→游戏互动→晚宴就餐→合影离场。
4. **彩排安排**：至少 1 次现场彩排，核对音乐、视频、PPT、颁奖名单、抽奖名单。
5. **颁奖物料**：获奖名单、证书、奖杯奖牌、颁奖嘉宾顺序。
6. **人员分工表**：谁控大屏、谁管抽奖、谁负责签到、谁处理突发情况。
## 三、物料采购 & 制作
### 现场布置类
- 主背景板、签到墙、签到笔、签到本 / 电子签到设备
- 指示牌：入口指引、卫生间、签到区、舞台指引
- 桌卡、席位牌、台花、气球、花艺、地贴、条幅、年会主题 KT 板
### 礼品奖品类
- 一二三等奖、幸运奖、参与奖、伴手礼；济南企业常选本地特产（鲁味、阿胶、礼盒等）
- 抽奖箱 / 线上抽奖系统、奖券
### 影音物料
- 开场视频、年度回顾短片、领导讲话 PPT、节目背景音乐、伴奏、颁奖背景音乐
- U 盘备份全部音视频，做双备份，防止现场设备故障
### 其他物资
- 奖杯、证书、红包、游戏道具、医药包、备用电池、胶带、剪刀、充电宝
## 四、外包服务商对接
1. 灯光音响 LED 大屏：酒店自带就测试，效果差就找外部租赁；
2. 摄影摄像：照片直播、短视频拍摄，年会结束快速出片；
3. 主持人、表演嘉宾；
4. 搭建公司：背景板、签到墙搭建。
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> 所有外包都要对接确认到场时间、设备清单，签订服务协议。
## 五、现场执行准备（年会前 1?3 天）
1. 和酒店对接：上菜顺序、开席时间、酒水摆放、桌椅摆放。
2. 场地搭建设备调试：大屏、音响、话筒、灯光全部测试一遍。
3. 人员培训：签到接待、礼仪、引导人员熟悉流程。
4. 物资全部运到现场，清点核对。
5. 确认交通：外地员工大巴接送；济南冬季雨雪，提醒通勤注意安全。
## 六、年会当天现场工作
1. 签到环节：引导入场、发放伴手礼。
2. 技术专人盯守大屏、音乐、抽奖系统，防止卡顿。
3. 颁奖环节：提前把奖杯证书送到舞台侧。
4. 应急准备：
- 医药包：肠胃药、创可贴；聚餐喝酒多，准备醒酒物资。
- 备用话筒、备用 U 盘。
- 雨雪天气门口防滑、雨伞收纳。
5. 专人管控抽奖，避免错发奖品。
## 七、会后收尾
1. 剩余物资、奖品清点回收。
2. 和酒店、服务商结算尾款。
3. 收集照片视频，剪辑年会回顾，发企业群、公众号。
4. 报销整理，复盘年会问题。
## 济南本地特别注意点
1. **天气**：12?1 月冬季低温，可能雨雪，场地门口防滑，提醒员工出行，有大巴提前预留行车时间。
2. **餐饮习俗**：山东年会桌餐菜品分量大，提前确认是否需要调整；很多企业会安排白酒，注意饮酒安全。
3. **车位**：济南市区酒店车位有限，参会人数多建议协调大巴统一接送。
4. **档期**：元旦前后是年会高峰，酒店、搭建、摄像都很紧张，尽量提前 2 个月预定。